Defender of Integrity（ブランド訳）送金画面は確認すべき情報であって、回収完了そのものではありません。営業は直ちにフォローを閉じず、経理が着金と対象請求書を確認します。本稿は通常の銀行振込の業務上の確認手順です。実際の状態、利用可能性、取引処理は、関係銀行と権限のある経理担当者が確認してください。
1. 四つの異なる段階を分ける
買主の支払通知、送金資料の提出、受取銀行の入金記録、経理の照合・消込は別の段階です。それぞれ日時、根拠、確認者を記録します。相手が送金済みと述べても、経理が信頼できる銀行記録で確認するまでは未入金または確認待ちとして管理します。
2. 項目を照合し、画像だけで真偽を決めない
支払人、受取人、金額、通貨、手続日、取引番号、対象請求書を照合します。不足や矛盾は相手に確認し、元のメールと添付を残します。見た目だけで真正と判断したり、ネットの類似画像だけで偽造と断定したりせず、疑問は銀行や既知の信頼できる経路で確認します。
3. 未着金なら照会の履歴を残す
相手の送金時刻とタイムゾーン、着金予定、参考番号、経理の照会結果を残します。買主は支払銀行へ、企業は受取銀行へ状態を確認します。未確認のまま一律の日数を約束したり、すべて銀行遅延と決めたりしません。銀行の安全な手順を使い、口座や控えの全情報を公開しないでください。
4. 一部入金と差額を個別に確認する
請求書の原通貨・金額、実際の入金通貨・金額、確認済み充当、未確認差額、残高を分けます。手数料、為替、値引き、相殺、支払不足は別問題で、根拠なく決めません。通貨転換があれば元データと経理確認済みの換算根拠を残し、相手の送金額をそのまま着金額としないようにします。
5. 口座変更や返金依頼は独立して確認する
誤口座、返金、経路変更、見知らぬ第三者の介入は、同じメールへの返信だけで確認しません。以前からの連絡先と社内承認を使います。特に、元の入金を経理が確認する前に、過払控えだけを根拠に新口座へ返金しないでください。不審点は銀行と社内責任者へ速やかに連絡します。
6. 照合後に精算済みの範囲を確認する
実入金、請求書充当、差額処理、残高を経理が確認した後、権限者が対外説明を決めます。一部入金を案件全体の完済としません。残余請求の放棄、和解、他手続の終了には別途必要な承認や専門家の助言を得て、受領メールに不用意な全面免責を盛り込まないようにします。