Defender of Integrity（ブランド訳）資料一覧の価値はファイル数ではなく、合意、履行、期日、未入金という流れを説明できるかにあります。以下は一般的な業務用チェックリストであり、すべての国・業種・手続に共通する法定の証拠一覧ではありません。物品、サービス、プロジェクトに合わせて調整し、ない資料はそのまま明示してください。日付の遡及や資料の捏造は行わないでください。
1. 当事者と権限に関する資料
契約当事者の正式名称、登録情報、住所、主な連絡先と役職を用意します。署名、発注、検収、支払を行った人の身元や権限を確認できる資料も保存します。買主・荷受人・支払人が異なる場合は、根拠付きで関係を別記します。社内での呼称やメールドメインだけでは、法的な主体や権限を証明できません。
2. 契約、注文、変更の記録
契約、注文、見積承認、適用条項、補足合意を集め、内容、数量、価格、通貨、支払条件、履行要件を確認します。価格変更、延期、値引き、精算条件は元の版と併せて保存し、どの版が双方確認済みかを示します。最新の草案だけを残したり、検討中の案を成立済みの合意として記録したりしないようにします。
3. 納品・検収資料
物品取引では商業送り状、梱包明細、運送書類、受領・検収記録を整理します。サービスやプロジェクトでは成果物、節目の確認、検収意見、変更記録を用意します。日付・数量・番号が取引と対応しているかを確認します。配送追跡、通関資料、買主の検収記録は用途が異なります。品質紛争があれば双方の意見と検査資料を保存します。
4. 債権・入金の照合資料
請求書ごとに債権明細、期日の根拠、残高照合、クレジットノート、返金、入金、銀行記録をまとめます。各入金をどの請求書に充当したかを示し、原通貨を残します。不明な充当関係は未照合とします。支払画面や送金控えだけで受取銀行への着金とはせず、経理が実際の入金、通貨、差額を確認します。
5. 連絡、紛争、特別な取り決め
メールの全スレッド、議事録、チャットの書き出し、支払約束、異議通知を保存し、言語、タイムゾーン、出所を記載します。保証、保険、信用状、ファクタリング、債権譲渡が関係する場合は関連書類と通知記録を別に整理し、適切な専門家に条件確認を依頼します。翻訳は原文と対にし、要約で元の約束を置き換えないようにします。
6. 引継ぎ前に充足度を確認する
資料番号、名称、日付、出所、関連請求書、原本保管者、状態を索引に記載します。状態は「取得済み／追加待ち／要確認／対象外」などとし、空欄を問題なしとみなさないでください。「01当事者、02取引、03履行、04入金、05連絡、06特別事項」の分類は一例であり、必須形式ではありません。
初回相談は一枚の概要と情報を伏せた索引から始められます。外部送信前に受取人、必要な範囲、安全な経路を確認し、契約書の一斉送信や無関係な個人情報の開示を避けます。証拠としての効力、公証・認証、越境移転、法定保存期間は、適用要件に沿って専門家の確認を受けてください。