跨境应收账款案件资料清单

一、主体与授权资料

准备合同双方的正式名称、登记信息、地址、主要联系人及职务；保存签约、下单、验收和付款人员的身份或授权线索。若买方、收货人、付款人不同，另列关系说明并附依据。内部称呼或公司邮箱后缀可以作为核对线索，但不能单独证明法律身份或授权。

二、合同、订单与变更记录

收集合同、订单、报价确认、适用条款及补充协议，核对产品或服务、数量、价格、币种、付款条件和履行要求。把变更价格、延期、折让或结算条件的记录与原版本并列保存，并标明哪一版已获双方确认。不要只保留最新草稿，也不要把讨论中的方案写成生效安排。

三、交付与验收资料

货物交易可整理商业发票、装箱单、运输单据、签收及验收记录；服务或项目交易可整理工作成果、里程碑确认、验收意见及变更记录。检查日期、数量、编号与交易对应关系。物流轨迹、海关单据和买方验收记录用途不同，不能简单互相替代；存在质量争议时，保留双方意见和检测资料。

四、应收与收款核对资料

按发票整理应收明细、到期依据、对账确认、贷项通知、退款、已收款及银行入账记录。标明每笔收款冲抵哪张发票，保留原币金额；若无法确定分配关系，列为待核对。付款截图或汇款回单不等于收款银行已入账，应由财务人员核实实际到账、币种和差额。

五、沟通、争议与特殊安排

保存完整邮件链、会议纪要、聊天导出记录、买方付款承诺及争议通知，并标注语言、时区和资料来源。若涉及保证、保险、信用证、保理或应收转让，另行归档相关文件和通知记录，由相应专业人员确认适用条件。翻译件应与原文配对，不能用摘要替换原始承诺。

六、交接前做一次完整性检查

给每份文件设置编号、名称、日期、来源、关联发票、原件保管人和状态。状态可用“已取得／待补／待核实／不适用”，不要把空白当作“没有问题”。建议按“01主体、02交易、03履行、04收款、05沟通、06特殊安排”建立目录；这是归档示例，不是强制格式。

首次咨询可只提供一页摘要和脱敏目录。对外发送前确认接收人、必要范围和安全渠道，避免群发合同或暴露无关个人资料。涉及证据效力、公证认证、跨境资料传输或法定保存期限时，需由相关专业人员按适用要求判断。