跨境應收帳款案件資料清單｜中國華浩信用評價有限公司

資料清單的價值不在於文件數量，而在於能否把“交易成立—履行—到期—未收款”的鏈條解釋清楚。以下是一份通用工作清單，不是所有國家、行業或程序都適用的法定證據目錄。服務貿易、工程項目和貨物貿易可按實際交易刪減或補充；沒有的資料如實標註，不要倒籤或補造。

一、主體與授權資料

準備合約雙方的正式名稱、登記資訊、地址、主要聯絡人及職務；保存簽約、下單、驗收和付款人員的身份或授權線索。若買方、收貨人、付款人不同，另列關係說明並附依據。內部稱呼或公司電郵後綴可以作為核對線索，但不能單獨證明法律身份或授權。

收集合約、訂單、報價確認、適用條款及補充協議，核對產品或服務、數量、價格、幣種、付款條件和履行要求。把變更價格、延期、折讓或結算條件的記錄與原版本並列保存，並標明哪一版已獲雙方確認。不要只保留最新草稿，也不要把討論中的方案寫成生效安排。

貨物交易可整理商業發票、裝箱單、運輸單據、簽收及驗收記錄；服務或項目交易可整理工作成果、里程碑確認、驗收意見及變更記錄。檢查日期、數量、編號與交易對應關係。物流軌跡、海關單據和買方驗收記錄用途不同，不能簡單互相替代；存在品質爭議時，保留雙方意見和檢測資料。

按發票整理應收明細、到期依據、對帳確認、貸項通知、退款、已收款及銀行入賬記錄。標明每筆收款衝抵哪張發票，保留原幣金額；若無法確定分配關係，列為待核對。付款截圖或匯款回單不等於收款銀行已入賬，應由財務人員核實實際到賬、幣種和差額。

保存完整電郵鏈、會議紀要、聊天導出記錄、買方付款承諾及爭議通知，並標註語言、時區和資料來源。若涉及保證、保險、信用證、保理或應收轉讓，另行歸檔相關文件和通知記錄，由相應專業人員確認適用條件。翻譯件應與原文配對，不能用摘要替換原始承諾。

給每份文件設置編號、名稱、日期、來源、關聯發票、原件保管人和狀態。狀態可用“已取得／待補／待核實／不適用”，不要把空白當作“沒有問題”。建議按“01主體、02交易、03履行、04收款、05溝通、06特殊安排”建立目錄；這是歸檔示例，不是強制格式。

首次諮詢可只提供一頁摘要和去識別化目錄。對外發送前確認接收人、必要範圍和安全渠道，避免羣發合約或暴露無關個人資料。涉及證據效力、公證認證、跨境資料傳輸或法定保存期限時，需由相關專業人員按適用要求判斷。